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【PDCAサイクルは大切!】PDCAサイクルをまわし業務がうまく改善されていた元職場の話/体験談

【2020.8.16】

どうも!やのち(@yanochi24)です。

今回はPDCAサイクルについてお話していこうと思います。

  • PDCAサイクルってなんだ?
  • ブログを続けているけどなかなか成果がでていない人
  • 仕事を頑張っている人

「頑張ってるけどうまくいかないんだよな〜」

「新しく何かやる時ってどうやって初めて行けばいいの?」

そんな人へ

ただ闇雲に頑張っていても、その頑張りが水の泡になる場合があります。

何かを始めるときは、計画し行動、そして分析し改善していくことが大事になっていきます。

このサイクルのことをPDCAサイクルといい、仕事を改善していくときや何か成功させたいと思っているときにはPDCAサイクルを回すことが大切です。

この記事では、PDCAサイクルのことをさらに詳しくお話しています。

▶︎本記事の内容

  • PDCAサイクルについて
  • 私の経験談
  • PDCAサイクルを回していくのはなぜ大事か

この記事ではこれらの内容がわかる記事となっています。

PDCAサイクルを回して1つずつレベルアップしていきましょう!

それでは早速どうぞ。



PDCAサイクルとは

PDCAサイクルについて

PDCAサイクルとは、以下のことをいいます。

Plan(計画);目標設定をし仮説を立てる

Do(実行);目標設定を立て計画を実行する

Check(評価);計画にそって実行できていたのか?
            仮説を立て予想していたのものと試してみた結果の比較をし分析をする

Action(改善);実施結果を検討し、内容の改善をする、そしてまた試していく


流れとしては、P(プラン)で計画を立て、D(実行)でテストをする。そしてC(チェック)で分析や比較をし、さらにA(アクション)で改善すると言う流れになります。

PDCAサイクルをまわし業務がうまく改善されていった元職場の話

PDCAサイクルについて

「現状維持は衰退していくよ。常に改善点を見つけPDCAサイクルを回し続けないといけないよ」

「これはプライベートでも使えるよ」

これは、私が前の職場で働いていたころに先輩から言われた言葉です。

今の良くないところを見つけそれをさらに改善し、繰り返していく。

職場環境や業務内容をより良くするためには?を先輩は常に考えていました。

これで私が働いていたチームはめちゃくちゃ改善されていきました。

このPDCAサイクルを使って仕事内容を見直したりすることもこの職場で学びました。

私も実際に先輩に教わりながら一緒に改善策を出したりしながら、こうやっていったらいいんじゃないかなど、PDCAサイクルの回し方などを学んでいきました。

私の前の職場は、業務委託で引き受けた仕事をする会社で働いていたので、めちゃくちゃこのPDCAサイクルが必要になってきました。

業務委託とは他の会社の一部の業務を委託され、クライアントさんとお仕事する感じの仕事内容になっていて、こちら側も内容がしっかり整ってない場合とかもあるので、PDCAサイクルを回しながらどんどん業務の仕方などを改善し、よりクライアントさんとお仕事がしやすい環境作りをする必要がありました。

開設されたばかりのチームだったので、業務のやり方なども何も整ってない状態でスタートしました。

PDCAサイクルを使ってどういうことが改善されたのか

開設されたばかりのチームもどんどん改善を繰り返し、業務の効率も良くなっていきました。

どんなことが改善されていったのか

  • 残業時間の短縮
  • 業務のやり方



これらのことが改善されていき業務にかかる時間も大幅に削減することができていました。

初めの頃は研修しながらの業務だったのと、ちゃんと業務のやり方とかも決められていなかったというのもあり、いつも1時間半くらいは残業になっていました。

繁忙期になると0時すぎまで終わらないときもありました。

それがだんだん改善され繁忙期でも19時くらいまでには帰れる体制作りができていました。

実際にどんなことをしてきたかというと

  • やらなくていいことの見直し →業務を簡単にするために
  • 業務の遂行の仕方について見直し →無駄な作業をなくすために
  • メールが多すぎるので一部をスプレット化にし共有できるように →メールを減らすために
  • 業務のマルチ化 →1人に業務が偏らず、みんなで残業をなくすために
  • 不備の見直し(どういう不備で差し戻しが多いのか)→メールを減らすために



もっと細かくいうと、、、

私たちの職場は、営業さんがとってきた案件などを登録するという業務内容がありました。

この書類の登録もやりつつ、またいろんな業務もあるのですが、この書類の登録が全然終わらず、どんどん溜まっていく一方だったんですよね。

というかこのチームが引き継ぎされた時点で、この書類の登録は山ほどあったのですが、、

この登録をなんとか終わらそうという、プロジェクトが進んでいたんですよね。

そこから、


まずいつまでに終わらすかというのが決められ

それをするためには、1日何件その書類を登録するのか決められ

そして、この登録方法がわからない人の研修がスタートしたりもしました。

この書類の管理方法も変わりすぐ見てわかる表がなかったので、その表が作成され可視化できるようになり、すぐにどれから登録するればいいのかもわかりやすくなりました。

そしてその1日に登録する件数も終わらせるようになり、研修をスタートしてその書類を登録できる人も増え、どんどん書類のさばくスピードも早くなっていったような感じがしました。

そしでめちゃくちゃ登録する書類があったものも、3ヶ月程でいったんなくすことができ次からは新しいものを登録するればいい状態にまでなりました。

この書類を無くそうというプロジェクトは、最初の頃からあったのですが全然進んでいませんでした。

でも、これが本格的に始まり、スプレッドで可視化できるようになったりチェックシートが導入され、書類の登録を進めるスピードもぐんと上がっていきました。

最初の頃はこの登録作業を終わらすことしか、決められていなくてだらだらとしていて、全然登録作業も進んでいませんでした。

それが

終わらす目標を決め(Plan)
3ヶ月後には今ある書類は全て登録されている状態にする


なにをするのかを明確にし
・1日に登録する件数を決め
・登録できない人の研修もスタート
・可視化できるようにスプレッドシートの作成
・チェックシートの導入


それを実行していき(Do)


1ヶ月ごとに見直しがあり、クライアントに報告をし(Check)
・どのくらいの件数が登録されているか
・研修の進み具合はどうなのか


また改善(Action)
・見やすいようにマニュアルの改善をしたり

これをしていき、全然進んでいなかった登録作業も3ヶ月で終わらすことができていました。

闇雲に頑張ってもダメ絶対

PDCAサイクルについて

私みたいになにも計画をせずに突き進むのはぜったいに辞めた方がいいです。  

目標も立てず見返しもせずただただ闇雲に頑張ったとしても、方向が違ければ、その頑張りが水の泡になってしまう可能性があります。

まぁ、これをしたからダメだったのかと経験にはなると思いますが、、、

そのダメだったことに早く気づくためには、定期的に見直し(チェック)をする必要があります。

目標だけ決めて、どんどん突き進んでいき見直しをせずに、やっていることが的外れになっていたら本当にもったいないです。

最近は、本当に見返しをし改善をすることは大切だなと改めて思っています。

正直計画を立てて実行に移し、ダメだったとしてもいいと思います。

このやり方ではダメっていうことに気づくことができるからです。

あくまでこの段階では、テストであり実例集めみたいなものなのです。

それを見返しをせず改善ができていなということがダメだと思います。

ずっとテストのままで実例集めをしていても意味がありません。

そのやってきたことを次にどう活かし改善するっていうのが大事なんだなと思っています。

現状維持のままじゃ衰退していくだけ

PDCAサイクルについて

「現状維持は衰退していくよ。常に改善点を見つけPDCAサイクルを回し続けないといけないよ」

先ほどもこの言葉を出しましたが、私は先輩にこの言葉をかけられました。

正直この言葉をかけられたときは、私的にはちゃんとうまく業務が回っていていい感じになっているなと思ったときにこの言葉をかけてもらいました。

多分今思えば、現状に満足していた私にクギをさしてくれたんだと思いました。

今の状況が良い状態だとしても、何か改善できる部分は絶対にあり、それを見つけより良く仕事や作業をやり続ける必要があるんだなと思いました。

そのPDCAサイクルをまわし続けることで、今よりさらにより良くなり、自分のやりたいことが成功されていくんだなと、今はめちゃくちゃ思います。






いじょう、PDCAサイクルについて私が経験してきたことと、学んだことのお話しでした。


今からでも実践できると思うので、ぜひみなさんもPDCAサイクルを意識し、日々の作業に取り組んでみてはいかがでしょうか。


それでは、、、、

おわり

ABOUT ME
やのち
【コツコツ積み上げみかん】 ブログ収益4桁達成。体調を崩し無職になるもブログと出会い復活。 2020.5.6ブログ開設。好きなことだけして生きていきたい。 目標はブログで月50万稼ぐこと/フリーランスとして働く/万垢達成すること。ダイエット検定勉強中!ブログとTwitterが大好きです。 ※私は食べられません

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